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Un completo sistema de indicadores y cuadros de mando es esencial para orientar la gestión tributaria local a medio plazo y hacia la excelencia.

Para que la dirección del servicio de gestión tributaria y recaudación de las entidades locales pueda tomar decisiones correctas es imprescindible un sistema de información actualizado y herramientas que aprovechen la información de forma inteligente. La información ya existe en los sistemas, es compleja y amplísima, y con un tratamiento y explotación adecuados se convierte en un arma decisiva para mejorar los resultados tributarios municipales.

Una de las características diferenciales de CGI es su modelo de Control de Gestión aplicado a los proyectos de colaboración tributaria con las entidades locales, integrado por cinco ejes:

  1. plan de tareas
  2. buenas prácticas
  3. controles preventivos
  4. monitores o indicadores de gestión
  5. alertas preventivas

Vamos a detenernos en el cuarto punto, los monitores o indicadores de gestión, un elemento clave para analizar los resultados de un proyecto e identificar tendencias y evoluciones a medio plazo.

Los monitores o indicadores de gestión son una herramienta para analizar la evolución de distintas ratios. Se acostumbra a presentar los resultados como gráficos o como cuadros de mando cuando se combinan en una misma presentación elementos heterogéneos pero interrelacionados. Mediante la extracción periódica de información de cada proyecto se acumulan datos estadísticos que nos permiten analizar tendencias y evoluciones a medio plazo. Vamos a ver unos cuantos ejemplos de monitores.

Entre otros monitores utilizados para el seguimiento de los procedimientos de gestión tributaria y recaudación, destacamos, por ejemplo, el deEvolución de Cargos y Cobros Netos por año. Genera un gráfico que muestra la evolución anual acumulada de Derechos Reconocidos Netos, por un lado, y de los Cobros Netos (descontadas las devoluciones de ingreso), por otro, pudiendo filtrar por la situación del recibo (voluntaria).

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En el ámbito de los monitores utilizados para el seguimiento de los procedimientos de recaudación ejecutiva, tomamos como ejemplo el de Evolución de la Recaudación, por año y agrupación de conceptos de ingreso. Este informe nos proporciona, para cada período, el pendiente inicial, los cargos, cobros y bajas en ejecutiva, el importe de pases a voluntaria, y el stock de deuda pendiente en ejecutiva a final de ejercicio, desglosando los datos para cada grupo de conceptos de ingreso (IBI; Actividad Inmobiliaria; IVTM; Actividades Económicas; Agua, Basura y Alcantarillado; Multas y Sanciones; Otros).

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La práctica recomendada por CGI respecto al uso de indicadores incluye:

  • Acceso web permanente (Reporting Services) para evaluar con los datos más recientes los indicadores ya definidos.
  • Acceso desde Excel al almacén de datos (Data Warehouse) y a las dimensiones definidas para poder elaborar indicadores a criterio de cada gestor y poder navegar por el DW.
  • Elaboración para los Ayuntamientos cliente de los siguientes informes:

Memoria Anual de los resultados del servicio, a presentar dentro del primer trimestre del ejercicio siguiente.
Informe del primer cuatrimestre de los resultados del servicio, a presentar durante la primera quincena del mes de Junio. Se incluye una previsión actualizada de recaudación para el resto del año.
Informe de verano, con los datos a cierre de julio. Incluye una actualización de las previsiones de recaudación a final de ejercicio y un avance de la estimación para el siguiente año.
Informe de precierre, con los datos a cierre de octubre. Revisión del avance de previsiones para el siguiente año.

  • Elaboración mensual de un cuadro de mando del servicio, para cada uno de los ámbitos de colaboración (AITL, Ejecutiva, Multas, Inspección), de 1 o 2 páginas. A modo de ejemplo, mostramos un cuadro de mando resumen de la gestión de la recaudación ejecutiva.

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CGI pone en marcha de forma estandarizada este servicio en todos sus proyectos de colaboración tributaria con ayuntamientos, con la convicción de que sin datos fiables es imposible gestionar adecuadamente. El procedimiento que se lleva a cabo para su puesta en marcha en cada proyecto es simple y automatizado:

  • Autorización explícita por parte de los Ayuntamientos cliente para la implantación del sistema de monitores y la extracción de información.
  • Proceso semanal automatizado de extracción de datos no confidenciales, eliminando nombre, DNI y dirección, es decir, no extrayendo aquellos que permitiría asociar un dato a un contribuyente, con sujeción estricta a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
  • Envío telemático de esta información al almacén de datos (Data Warehouse) que CGI aloja en su granja de servidores (hosting), sujeto a muy estrictas medidas de seguridad, para su tratamiento.
  • Acceso a los datos a través de dos vías: web (informes predefinidos) y excel.

En resumen, los indicadores o monitores de gestión nos permiten acceder fácilmente a información compleja e inaccesible, homogeneizar los datos y añadir dimensión temporal a los mismos, para, de esta forma, poder contar con una visión global y de extraordinaria utilidad para la toma de decisiones.